BEREIT FÜR DIE DSGVO? DMS-LÖSUNGEN KÖNNEN HELFEN

Bereit für die DSGVO? DMS-Lösungen können helfen
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Wie lassen sich Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) erfolgreich im Unternehmensalltag anwenden? Und wie helfen DMS-Lösungen dabei, die Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) einzuhalten? Olaf Stammer (Head of Solution Marketing) und Frank Dembach (National Sales Director, IT Solutions & Consulting) von TA Triumph-Adler erklären, wie das geht.

Frank Dembachs und Olaf Stammers Lieblingsthema? Effizientes Dokumentenmanagement. Seit vielen Jahren beraten die TA Triumph-Adler Experten Kunden dazu. Ihr Leitsatz: „Eine schnelle Informations- und Dokumentenverfügbarkeit ist mittlerweile unverzichtbar.“ Denn: Wer bei der Erstellung, Weitergabe und Ablage von Dokumenten effiziente Workflows etabliert, ist deutlich wettbewerbsfähiger. Olaf Stammer erläutert, dass durch die Einführung der EU-DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) der Datenfrust in Unternehmen aktuell besonders hoch sei, weswegen die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems hier mehr denn je Abhilfe schaffen kann – doch dazu später mehr. Zuerst gehen wir der Frage nach: Wie kann digitales Dokumentenmanagement im Arbeitsalltag helfen?   

Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement

Die zwei Spezialisten geben Entwarnung: Wer beim Thema digitales Management an hohe Kosten, personellen Aufwand und mehrtägige Mitarbeiterschulungen denkt, liegt falsch. „Das Thema Fehlinvestition ist immer wieder ein ganz großes Problem, und hier nehmen wir den Unternehmen ihre Angst“, sagt Dembach. „Im Vergleich zu einem neuen Auto kann man sich ein Dokumentenmanagement-System einfach nicht vorstellen, und deswegen sind vermeintliche Kosten auch so schwer greifbar“, sagt der Vertriebler. Ein Einstiegsprodukt sei bereits für unter 10.000 Euro zu haben und schon in zwei Tagen implementierbar. Und wer sein Basispaket mit weiteren Funktionalitäten ausbauen möchte, kann auch das tun: „Wir bieten beispielsweise ein Lösung, die sich auf Wunsch zu einem vollwertigen ECM-System ausbauen lässt." 

Dokumentenbasierte Prozesse effizient steuern

„Ordnung ist das halbe Leben – so auch im ‚Dokumenten-Dschungel‘ von Unternehmen“, sagt Olaf Stammer. „142 Stunden im Jahr verbringen Mitarbeiter mit der Ablage und Suche von Dokumenten – das ist nach wie vor eine viel zu hohe Zahl!“ In vielen Firmen kursieren zum Beispiel noch immer tagtäglich Umlaufmappen, was die Bearbeitungsprozesse auch so langwierig macht, weil die Mappen irgendwo auf einem Schreibtisch liegen und niemand wirklich weiß, wer die Dokumente gerade bearbeitet. „Und genau hier kommen Dokumentenmanagement-Systeme zum Einsatz“, sagt der Fachmann. „Das heißt, man nimmt ein Dokument und packt es in eine virtuelle Umlaufmappe, die dann auf 50 ‚Schreibtischen‘ gleichzeitig liegt und bearbeitet werden kann. Das spart viel Zeit.“ Dieser Mehrwert kann übrigens auf jegliche Unternehmensprozesse wie Rechnungen, Lieferdaten, Bewerbungen etc. übertragen werden.

Datenmanagement gemäß DSGVO  

Wie kann eine Server-Softwarelösung dabei helfen, Daten- und Dokumentenabläufe in Unternehmen DSGVO-wasserdicht zu gestalten? „In Sachen Datenschutz hilft diese Lösung dabei, auf der sicheren Seite zu bleiben“, sagen die TA-Experten. „Denn mit DMS-Lösungen können die Auflagen und Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung einfacher umgesetzt werden.“ Wie das funktioniert? „Im Grunde genommen eine Traumkombination: Das DMS vereint alle Unternehmensinhalte an einem sicheren Ort und kann diese zu jedem Zeitpunkt bereitstellen.“ So kann ein Unternehmen Informationen über seine Systeme und Datenverarbeitung sowie über Richtlinien und Prozesse leicht verwalten und steuern. Im Prüfungsfall muss es nämlich genau diese Angaben und Begleitdokumente effizient und verlässlich zur Verfügung stellen können.  

„Im Kern ist es so, dass, wenn es um Datenzugriffsrechte oder auch Nachweispflichten geht, man mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System eine starre Struktur hat, in die man Dinge ablegen und jederzeit nachweisen kann. Zudem lässt sich detailliert einrichten, wer eigentlich Zugriff auf die Akten hat“, sagt Olaf Stammer. „So bekommt jeder nur das zu sehen, was er auch wirklich sehen darf.“ Frank Dembach fügt hinzu: „Die meisten Unternehmen haben nämlich einen File-Server, in dem alles komplett unstrukturiert und meistens ohne ein Rechtemanagement gespeichert wird. Das heißt, dass jeder auf Kundendaten, Lieferantendaten usw. zugreifen kann. Und genau diese Zugriffsrechte können mit einem DMS-System eingeschränkt und kontrolliert werden.“ Zusätzlich lassen sich Vertragsfristen ganz leicht überwachen, und Dokumente können aktiv gelöscht werden, indem man vom System automatisch benachrichtigt wird, wenn zum Beispiel die Löschfrist von Bewerbungsunterlagen abgelaufen ist. „Das ist auch der wesentliche Unterschied zu einem File-Server, bei dem genau diese Aspekte nicht klar geregelt sind.“

Die gute Nachricht: DMS-Systeme sind branchenunabhängig und können von allen Unternehmensgruppen genutzt werden. „Im weitesten Sinne geht es um Informationsmanagement, also darum, Daten sicher zu verwalten“, sagt Dembach, „und da ist es egal, ob sie Schiffe bauen oder eine Werbeagentur sind – am Ende geht es darum, die Flut an Informationen übersichtlich und sichtbar in einem System zu haben. Das ist essenziell, denn nur so kann DSGVO-konform gearbeitet werden.“

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

Die wesentlichen Hilfselemente von Dokumentenmanagement-Systemen lassen sich gut in einzelne Schubladen aufteilen: „Das Wichtigste“, so Frank Dembach, „ist, dass man Informationen schnell finden kann. Diese Informationen werden heutzutage immer mehr und immer komplexer, weswegen es auch immer wichtiger wird, nachvollziehbar zu arbeiten. Ausschlaggebend ist außerdem, dass man auf Dokumente sicher zugreifen kann, damit festgelegt ist, wer welche Daten sehen darf. Zu guter Letzt spielt es eine große Rolle, Fristen zu wahren, besonders bei Vertragsakten.“ Diese „Schubladen“ lassen sich auf alle Unternehmensprozesse übertragen: „Von der Reklamationsbearbeitung bis hin zu Lebensläufen neuer Mitarbeiter kann alles schnell und rechtskonform bearbeitet und gesichert werden“, fasst Olaf Stammer zusammen.  

Ob die beiden Experten ohne ein digitales Dokumentenmanagement arbeiten könnten? „Schon lange nicht mehr. Wenn ich als Vertriebsleiter zum Beispiel eine Kundenanfrage aus München bekomme“, sagt Dembach, „ermöglicht mir das System, sofort auskunftsfähig zu sein. Wenn ich dagegen erst intern eine E-Mail schreibe und auf eine Terminbestätigung des Verkäufers warte, wäre der Zeitaufwand um einiges höher.“

Tschüss Aktenschränke – hallo Zukunft!

Einfacher Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement: Der „TA BusinessOptimizer“ ist eine Server-Softwarelösung, in der zentral alle Dokumente abgespeichert werden können und der Anwender via Softwareclient darauf zugreifen kann. Das macht den Umgang mit Verträgen sowie Personal-, Kunden- und Lieferantenakten deutlich effizienter – und außerdem DSGVO-rechtskonform. Vier komfortable Apps (Contract Management, Human Resources, Sales & Distribution, Procurement) schaffen dabei eine zentrale Informationsplattform. Erfahren Sie hier mehr.

Fazit: Digitalisierung bringt laut Frank Dembach und Olaf Stammer nur dann etwas, wenn sie konsequent vom Prozess betrachtet und in den Arbeitsalltag integriert wird. TA Triumph-Adler hat deshalb eine kompakte Softwarelösung entwickelt, die genau dort ansetzt. Sie wollen mehr wissen? Informationen zu Funktionen und Vorteilen des TA BusinessOptimizers finden Sie in unserer Broschüre.